Ефективні техніки тайм менеджменту

Тайм-менеджмент та способи планування - це про методики, для якісного та справді продуктивного робочого дня. Як не шукати 25-у годину в добі, а вчитися розпоряджатись 24-ма? Редакція September підготувала для вас техніки, в результаті яких ви зможете працювати стільки ж часу, як і завжди, але більш ефективно.

Техніка Pomodoro

Саму свою назву техніка Pomodoro отримала в честь кухонного таймера у вигляді помідора, який стояв у творця цього методу на кухні. В чому полягає суть цієї техніки?

1. Оберіть завдання, яке потрібно виконати.
2. Встановіть pomodoro (таймер) на 25 хвилин.
3. Працюйте, поки таймер не продзвенить.
4. Далі зробіть коротку перерву (до 5 хвилин).
5. Повторюєте так 4 рази, й після останнього робите перерву на 15-30 хвилин. І так протягом всього робочого дня або поки не виконаєте всі задачі.

Цей метод підійде, якщо ви швидко втрачаєте концентрацію та втомлюєтеся від рутини. Головне пам’ятайте, що робити перерви обов’язково, адже без них втрачається сенс техніки. І важливо у ці моменти справді відпочивати, без розумового навантаження: зробити чаю, подихати свіжим повітрям, перекусити або ж просто полежати чи зробити розминку.

Також для більшої зручності рекомендуємо використовувати додатки для телефону:

• Forest (iOS, Android)
• Clockwork Tomato (Android)
• Flat Tomato (iOS) 

Планування за методом Парето

Один з найбільш поширених способів оцінки ефективності будь-якої діяльності. Для того, щоб сконцентруватися на тих діях, які приносять результат і відмовлятися від малоефективних. 

Парето першим відкрив закономірність, вважаючи, що 80% всіх багатств Італії належать 20% людей. Пізніше американець Дж. Джуран наткнувся на праці Парето і зіставивши дані зі своєю практикою, він переконався у дієвості принципу та назвав його на честь італійського вченого. Назва набула поширення завдяки книзі «Принцип 20/80: секрети досягнення більших результатів при витраті менших зусиль» Річарда Коха.  

Його суть полягає в тому, що 20% зусиль дають 80% результату. До прикладу у бізнесі: Проаналізуйте свою діяльність і її результати. Відкиньте те, що приносить менше прибутку. 

Також хорошим прикладом для пояснення методу є історія: 

Планування 1-3-5

Сенс методу полягає в тому, що необхідно за добу виконати одну велику задачу, три середніх і п'ять невеликих. Техніка, яка допомагає розставляти задачі по пріорітетах. Використовуйте для планування дня, тижня, місяця або ж більшого проміжку часу. 

Канбан

Японська система візуалізації, яку вигадали на заводі Toyota. Усе працює дуже просто: ви можете використовувати нотатник, або ж будь-який додаток, де можна створити табличку, з трьома стовпчиками та розподілити усі завдання по них:

• Потрібно зробити
• Виконується / в процесі
• Зроблено

Ви можете додавати більше стовпчиків, якщо у вас більше процесів у задачі. Головна ідея - бачити на якому етапі ви знаходитесь у кожному завданні. А в процесі ви будете переміщувати із "потрібно зробити" у "виконується" - і в результаті бачити прогрес та надихатися!

Матриця Ейзенхауера

Метод планування, який розроблений 34-м президентом США, Дуайтом Ейзенхауером. Він розробив підхід, за допомогою якого можна розібратися з тим, що потрібно зробити прямо зараз, а що можна відкласти.

Щоб спробувати цей метод планування, потрібно розподілити свої задачі на чотири підгрупи:

• термінові та важливі водночас
• термінові, але не важливі
• не термінові, але важливі
• не термінові, не важливі

Цей метод допоможе розподілити завдання по пріорітетності та зосередити свої сили на важливих справах прямо зараз. 

А якщо ви бажаєте ще більше дізнатися про тайм мененджмент та раціональне використання часу, то ми рекомендуємо до перегляду декілька відео:

Якщо ви спеціаліст у своїй сфері та бажаєте, щоб про вас дізналася аудиторія September — напишіть нам на пошту: writer@september.is. В e-mail вкажіть інформацію про себе, чим ви займаєтеся, та на яку тему бажаєте написати статтю.